2.  Contact details of the data protection officer

Dr Gregor Scheja

Scheja und Partner Rechtsanwälte mbB

Adenauerallee 136

53113 Bonn

Contact via https://www.scheja-partner.de/kontakt/kontakt.html

Website: www.scheja-partner.de

3.  Information on relevant processing purposes

3.1 Conducting the application procedure

3.1.1. Purpose(s) of the data processing:

We process your personal data to be able to  make a decision on the  establishment of an employment relationship (carrying out the application procedure) and, if necessary, for enabling the defence in the context of legal  disputes.

3.1.2. Legal basis(s) for the data processing:

The data processing for implementing the application procidure is performed on the basis of Art. 6 para. 1 subpara. 1 b) GDPR (contract performance/contract initiation) in conjunction with Section 26 para. 1 S. 1, para. 8 S. 2 German Data Protection Act (BDSG). We may process special categories of personal data on the basis of Section 26 para. 3 S. 1 BDSG, Art. 9 para. 2 b) GDPR.

Any data processing for the purpose of defence in the context of legal disputes is carried out on the basis of Art. 6 para. 1 subpara. 1 f) GDPR (balancing of interests). The legitimate interests here lie in being able to prove the lawful course of the application procedure in any proceedings. In this context, we may process special categories of personal data on the basis of Art. 9 para. 2 f) GDPR.

3.1.3. Recipients:

• responsible  employees in the HR department,    

• the  responsible staff member(s) of the department for whom a vacancy is to be  filled, if applicable,

• LINDAL  Management,

• responsible members of the works council,

• recruiters/headhunters used,

• responsible employees at other LINDAL companies, insofar as this is  permissible within the scope of the above-mentioned purposes,

• Personio GmbH as a processor who is entrusted with the provision of a  cloud-based personnel administration and applicant management software program  for us.    

3.1.4. Intended third country transfer:

• Personal  data may be transferred to recipients in countries outside the European Union  ("EU"), Iceland, Liechtenstein and Norway (= European Economic Area)  and processed there, in particular Argentina, Brazil, Mexico, Turkey, United  Kingdom, USA.    
• There  is a possibility that data may be transferred to recipients in countries  outside the European Economic Area that do not have an "adequate level of  protection". In these countries, there may be no data protection law  comparable to the European Economic Area, no data protection authorities and/or  no comparable possibilities to take action against data protection violations,  either in whole or in part. Among other things, public bodies (e.g. public  authorities) there may have easier access to and use of the respective data processed for different purposes than in the European Economic  Area.

3.1.5. Storage period:

Insofar as an  employment relationship between you and us is established, we do not delete the  data from your application process completely, but add it to your personnel  file to the extent necessary. We then process this for the purpose of carrying out the employment relationship.

If your application does  not result in an employment relationship with LINDAL, we will delete your  application data at the latest six months after the end  of your application procedure.

3.1.6.  Automated decision-making (Art. 22 GDPR):

Automated decision-making including profiling does not take place.

3.1.7.  Obligation to provide and consequences of non-provision [Note: Only for direct survey]:

You are neither  contractually nor legally obliged to provide us with personal data. However,  the provision of personal data listed below is necessary for carrying out the application procedure and for the decision on the conclusion of an  employment contract:

• Last name,    
• First name,    
• Date of birth,    
• Address,    
• Telephone number,    
• E-mail  address,    
• Curriculum vitae,    
• Availability date,    
• Salary expectations.

If you do not provide us with all the personal data required for the application process when you apply, we will not be able to consider you in the application process.

3.1.8.  Categories of personal data [Note: Only in the event of third party collection]:

We process the following categories of personal data that we have not collected directly from you:

• General data about you (first and last name, contact details, date of  birth),    
• Data on your career, education and qualifications,    
• Data on any further training measures and additional qualifications,    
• Religious  affiliation,    
• Severely  disabled status,    
• Notes on the course of the application procedure,    
• References from previous employers.

3.1.9. Source of personal data [Note: Only for third party collection]:

Where we have collected your personal data from third parties, it is from the following sources:

• from  recruiters/headhunters,    
• Your  publicly visible profile in job-related social media networks (such as  StepStone, Monster, LinkedIn, Xing),    
• Employment Agency. 

4. Data subjects' rights

If the legal requirements are met, you have the following rights:

• to request confirmation as to whether  we are processing personal data relating to you; if this is the case, you have  the right of information about this processing (Art. 15 GDPR).    
• to request the rectification of inaccurate personal data concerning you and the completion of incomplete personal data concerning you (Art. 16 GDPR).    
• to request the erasure of personal data concerning you, inter alia, if the processing was carried out unlawfully or is no longer necessary (Art. 17 GDPR).    
• to request the restriction of the processing of personal data concerning you, inter alia in lieu of erasure of the data (Art.  18 GDPR).    
• to revoke consent given to us to process your personal data at any time with effect for the future (withdrawal of consent, Art. 7 GDPR). The lawfulness of the processing of your  data until withdrawal remains unaffected.

To  assert your data protection rights, you can contact us at any time. To do so,  please use the contact details of the controller mentioned above under point 1.

If you believe that the processing of your personal data violates data protection law, you can also lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the EU member state or federal state of your habitual residence, place of work or the place of the alleged violation you are complaining about.

The name and contact details of the supervisory authority responsible for  the respective LINDAL company can be found in Appendix 1.

Appendix 1

3.1.2. Rechtsgrundlage(n) für die Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 b) DSGVO (Vertragserfüllung / Vertragsanbahnung) i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1, Abs. 8 S. 2 BDSG. Besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir ggfs. auf Grundlage von § 26 Abs. 3 S. 1 BDSG, Art. 9 Abs. 2 b) DSGVO.

Eine etwaige Datenverarbeitung zur Verteidigung im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 f) DSGVO (Interessenabwägung). Die berechtigten Interessen liegen hierbei darin, den rechtmäßigen Ablauf des Bewerbungsverfahrens in einem etwaigen Verfahren beweisen zu können. Besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir in diesem Zusammenhang ggfs. auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 f) DSGVO.

3.1.3. Empfänger/-innen:

Folgende Empfänger/-innen / Kategorien von Empfängern/-innen können im jeweils erforderlichen Ausmaß Zugriff auf ihre Daten nehmen: 

• zuständige Mitarbeiter/-innen der HR-Abteilung,    
• zuständige Mitarbeiter/-innen des Fachbereichs, für den/die  ggfs. eine Stellenbesetzung erfolgen soll,    
• LINDAL Geschäftsleitung,    
• zuständige Mitglieder des Betriebsrats,    
• eingesetzte Personalvermittler/Headhunter,    
• zuständige Mitarbeiter/innen bei anderen LINDAL-Gesellschaften,  soweit dies im Rahmen der oben genannten Zwecke zulässig ist,    
• Personio GmbH als Auftragsverarbeiter, die für uns  mit Bereitstellung einer cloudbasierten Personalverwaltungs- und  Bewerbermanagement-Software betraut sind.    

3.1.4. Beabsichtigte Drittlandübermittlung:

• Personenbezogene Daten können an Empfänger/-innen in Ländern  außerhalb der Europäischen Union („EU“), Islands, Liechtensteins und Norwegens  (= Europäischer Wirtschaftsraum) übertragen und dort verarbeitet werden,  insbesondere Argentinien, Brasilien, Mexico, Türkei, United Kingdom, USA.    
• Es besteht die Möglichkeit, dass eine Übermittlung von Daten an Empfänger/-innen in Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, in denen kein „angemessenes Schutzniveau“ verfügt, stattfindet. In diesen Ländern gibt es möglicherweise ganz oder teilweise kein dem Europäischen Wirtschaftsraum vergleichbares Datenschutzrecht, keine Datenschutzbehörden und/oder keine vergleichbaren Möglichkeiten, gegen Datenschutzverstöße vorzugehen. U. a. können öffentliche Stellen (z. B. Behörden) dort möglicherweise leichter auf die jeweils verarbeiteten Daten zugreifen und diese für andere Zwecke verwenden als im Europäischen Wirtschaftsraum.

3.1.5. Speicherdauer:

Soweit es zu einem  Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, löschen wir die Daten  aus Ihrem Bewerbungsverfahren nicht vollständig, sondern nehmen diese im  erforderlichen Umfang zu Ihrer Personalakte. Wir verarbeiten diese sodann zum  Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses.

Sofern Ihre Bewerbung nicht in  ein Beschäftigungsverhältnis bei der LINDAL mündet, werden wir Ihre  Bewerbungsdaten spätestens nach Ablauf von sechs  Monaten nach Beendigung Ihres Bewerbungsverfahrens löschen.

3.1.6. Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO):

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

3.1.7. Bereitstellungspflicht und Folgen der Nichtbereitstellung [Hinweis: Nur bei Direkterhebung]:

Sie sind weder vertraglich noch gesetzlich verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung nachstehend aufgeführter personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und für die Entscheidung über den Abschluss eines Arbeitsvertrages erforderlich:

• Name,    
• Vorname,    
• Geburtsdatum,    
• Anschrift,    
• Telefonnummer,    
• E-Mail Adresse,    
• Lebenslauf,    
• Verfügbarkeitsdatum,    
• Gehaltsvorstellungen.

Wenn Sie uns bei Ihrer Bewerbung nicht alle für das Bewerbungsverfahren benötigten personenbezogenen Daten bereitstellen, werden wir Sie im Bewerbungsverfahren nicht berücksichtigen können.

3.1.8. Kategorien personenbezogener Daten [Hinweis: Nur bei Dritterhebung]:

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten, die wir nicht direkt bei Ihnen erhoben haben:

• Allgemeine Daten zu Ihrer Person (Vor- und Nachname,  Kontaktdaten, Geburtsdatum),    
• Daten zu Ihrem Werdegang, Ihrer Ausbildung und  Qualifikation,    
• Daten zu etwaigen Weiterbildungsmaßnahmen und  Zusatzqualifikationen,    
• Religionszugehörigkeit,    
• Schwerbehinderteneigenschaft,    
• Notizen zum Verlauf des Bewerbungsverfahrens,    
• Zeugnisse vorheriger Arbeitgeber.

3.1.9. Quelle der personenbezogenen Daten [Hinweis: Nur bei Dritterhebung]:

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten bei Dritten erhoben haben, stammen diese aus folgenden Quellen:

• von Personalvermittlern/Headhuntern,    
• Ihrem öffentlich einsehbaren Profil in berufsbezogenen Social  Media Netzwerken (wie StepStone, Monster, LinkedIn, Xing),    
• Agentur für Arbeit.   
  

4.  Betroffenenrechte

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten; ist dies der Fall, haben Sie das Recht auf Auskunft zu dieser Verarbeitung (Art. 15 DSGVO).    
• die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und Vervollständigung Sie betreffender unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).    
• die Löschung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen, u.a. wenn die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgte oder nicht mehr erforderlich ist (Art. 17 DSGVO).    
• die Einschränkung der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen, u.a. an Stelle einer Löschung der Daten (Art. 18 DSGVO).    
• eine uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Einwilligungswiderruf, Art. 7 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.

Zur  Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte können Sie sich jederzeit mit uns in  Verbindung setzen. Nutzen Sie dazu bitte die oben unter Ziffer 1. genannten  Kontaktdaten des Verantwortlichen.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die  Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt,  können Sie zudem eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat bzw. Bundesland Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Arbeitsplatzes oder des Ortes des von Ihnen beanstandeten mutmaßlichen Verstoßes.

Name und Kontaktdaten der für die jeweilige LINDAL-Gesellschaft  zuständigen Aufsichtsbehörde können Sie Anlage 1 entnehmen.

Anlage 1

Procesamiento de los datos (personales) por parte del operador del sitio web de selección de personal

Información general